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Carreira – Como gerenciar projetos trabalhando remotamente

Rosemeire Deconti
Rosemeire Deconti

Como gerenciar projetos trabalhando remotamente

Estou conhecendo várias ferramentas nos Bootcamps da DIO e tem muito conteúdo. Este texto é um resumo básico sobre “Como gerenciar seus projetos trabalhando remotamente” obtido no Bootcamp “Become Remote” da Impulso da Digital Innovation One.


Este é o último artigo desta série sobre trabalho remoto.


Este assunto está muito em alta. Muitas empresas pretendem continuar trabalhando de forma remota ou hibrida, mesmo, após a pandemia Covid-19.


Como de costume ao final deste artigo estão as referências que utilizei para criar este texto.


Bons estudos e persistência para que o sucesso ser alcançado!


Neste link vocês encontram todos os artigos que publiquei na Digital Innovation One


Digital Innovation One - Lista de artigos publicados na DIO


Boas práticas para começar um projeto remoto

Começar em um novo projeto é quase como ter um quadro em branco à mão. Esse é um momento único que pode ser, ao mesmo tempo, animador e bem assustador também. E é exatamente por isso que nos planejar em como utilizar esse momento é algo tão fundamental. Aqui estão algumas boas práticas:


1. Faça perguntas importantes para entender o projeto

Algumas delas são, por exemplo: Qual é o modelo de negócio por trás desse produto? Em qual contexto esse projeto se insere? Por qual momento o produto está passando agora? Quais objetivos vou ajudar a atingir com esse projeto? Como posso ajudar, com o que vou fazer todos os dias, a atingir esses objetivos?


2. Faça a configuração das ferramentas do projeto

Entendendo os objetivos, agora você vai precisar entender quais são as ferramentas utilizadas por aquele time. Você precisa fazer a instalação e a configuração de cada uma. Isso significa conseguir os acessos necessários a tudo que você precisa para executar o projeto, além de aprender a utilizar cada uma, se for o caso.


3. Faça a configuração dos arquivos necessários para o projeto

Com as ferramentas prontas, agora você precisa ter acesso a todos os arquivos daquele projeto. Sejam eles arquivos com materiais de apoio ou o que já foi produzido até aquele momento.


4. Entenda as boas práticas de desenvolvimento e design

Agora é a hora de entender como aquele time trabalha:

  • Quais são os recursos, padrões e processos já existentes naquele time?
  • Eles possuem diretrizes de como as coisas deveriam funcionar?
  • Existe algum padrão de codificação, framework, design system ou style guide a ser seguido?
  • Quais são eles e quais são as regras que eles devem respeitar?
  • Você está familiarizado com essas técnicas e processos?
  • Sabe como cada um funciona e onde se inserir?


5. Entenda as boas práticas de gerenciamento de projeto

Além das técnicas e processos, todo time tem uma forma de se organizar e de trabalhar em conjunto: Quais são os processos e cerimônias já existentes naquele time? Entenda como cada uma funciona, qual a sua periodicidade e o que você tem que levar preparado para cada encontro. Outra dica é já marcar os eventos recorrentes no calendário para não esquecer.


Existe algum lugar onde as tarefas e objetivos são acompanhados? Com que frequência você tem que atualizar essas ferramentas? Tire todas essas dúvidas para que a sua forma de trabalho possa se integrar com a forma de trabalho do seu novo time.


6. Entenda as expectativas em relação ao projeto

  • Talvez uma das partes mais importantes é entender qual é o seu papel e como proceder em alguns tipos de situação.
  • Existe um prazo para o que você está fazendo?
  • Em que momento o projeto está?
  • Estão em momento de ideação e discussões de arquiteturas ou já em estão em produção e sustentação do produto e já na correção de bugs?
  • Quais são os gargalos?
  • E quando você terminar as suas tarefas? O seu time ou líder prefere que execute uma lista de pendências com velocidade ou pense em soluções mais otimizadas?


As respostas à essas perguntas podem variar bastante dependendo do contexto do projeto ou do time. Por isso é sempre muito importante você identificar e confirmar as expectativas que o seu líder ou seu time têm para você.


Para finalizar, vale lembrar que é importante balancear todo esse trabalho de preparação com entregas de valor reais para o seu time.


Dia a dia do início do projeto

Um passo importante para qualquer início de projeto é definir como vai ser o seu dia a dia naquele projeto. Pois, algumas pequenas mudanças na forma que organizamos o nosso dia, podem ser a diferença entre ter um dia mais produtivo levando uma vida muito mais equilibrada e perder o controle das expectativas e das entregas.


Planeje o seu dia antes dele começar

Faça uma lista com tudo o que tem para fazer naquele dia, veja quais são as prioridades, organize as tarefas na ordem que você pretende fazê-las e determine mais ou menos quanto tempo você acha que vai demorar para cada item. Assim, é possível encaixar intervalos de descanso durante o dia, mas ao mesmo tempo não ficar ocioso.

Vale também listar o que você não quer fazer e o que são distrações como redes sociais, e-mails, ou até mais uma reunião. Também o que não é tão urgente e pode ficar para o dia seguinte de trabalho.


Esteja de olho na ferramenta onde seu time está organizando suas tarefas

Muitas vezes você vai ter que usar a ferramentas do projeto do seu cliente para gerir as tarefas. Sejam macro tarefas como itens de uma lista de pendências ou mesmo itens e informações mais micro.


Organize seu tempo, atenção e energia durante o dia

O próximo ponto é sobre como dividir e aproveitar esse dia da melhor maneira. Se você tem dificuldade para focar ou tem muitas distrações no seu ambiente de trabalho, você pode estudar e testar técnicas para gerir melhor o próprio tempo, tarefas e prioridades. O mais importante aqui é testar e ver o que funciona para você.


Dentro de tantas coisas para fazer, podemos achar que fazendo várias coisas ao mesmo tempo vamos ser mais produtivos. Porém, ser multitarefa é ter a ilusão de produtividade. Trabalhando assim gastamos muito tempo trocando de uma tarefa para outra o tempo todo e acabamos perdendo mais tempo do que ganhando.


Equilibre tempo dedicado ao estudo com tempo dedicado à prática

Todo novo desafio exige que a gente gaste um tempo atualizando nossos conhecimentos e práticas. Então, dentro do seu planejamento você também pode incluir momentos de estudo e pesquisa. Porém, é importante que esses estudos sejam focados em encontrar soluções para os problemas encontrados no projeto e que sejam equilibrados com a aplicação desses conhecimentos da prática. Porque só assim vamos saber se estamos no caminho certo.


Aqui também entra outro ponto que é, se você encontrar dificuldades técnicas, elementos desconhecidos da tecnologia ou até mesmo fazer o que quer em uma certa ferramenta, você pode e deve investigar sozinho primeiro, mas também é necessário desenvolver uma sensibilidade sobre quanto tempo investir nesses estudos e pesquisas frente ao momento do projeto. Porque toda demora em entregar a sua tarefa atual impacta nas tarefas de outros colegas de time, e consequentemente, impacta no projeto como um todo.


É muito comum vermos profissionais que não pedem ajuda. Passam dias dizendo que está tudo OK, mas na verdade estão com problemas e tentando sair com soluções sozinhos. O que não é bom, pois, como falamos antes, isso impacta drasticamente nas entregas e no time de projeto. Então, em situações como essa, não tenha medo de pedir ajuda. Assim, muitas vezes, as coisas podem ser resolvidas muito mais rapidamente.


É claro que esse é um ponto delicado pois a dinâmica dos times e nível de aceitação do que é “perguntar demais ou de menos” varia bastante. Então temos que ir testando e aprendendo como cada time funciona quando entramos em um novo projeto.


Organize o seu calendário com base nas cerimónias do seu time

Converse com a equipe e organize horários e reuniões periódicas para tirar dúvidas e resolver questões. Essa é uma maneira de garantir que todos estarão online quando realmente precisam estar e sem atrapalhar a rotina de ninguém.


Além disso, entenda quais são as reuniões periódicas que já existem no projeto que você está entrando e inclua essas reuniões tudo que você tem que fazer para se preparar para elas junto com seu planejamento diário.


Aqui também é legal entender os combinados já existentes naquele time. Por exemplo, se o time possui um processo estruturado para avisar de ausências, se existe algum lugar indicando disponibilidades para videoconferências, ou existe algum sinal de não perturbe.


Aprenda esses combinados e siga eles. Isso vai ajudar a você se programar e saber quando pode contar com a ajuda de outra pessoa do time.


Seguindo esses passos você vai estar sempre organizado e a par de tudo que tem que ser feito.


Escopo fechado X Escopo priorizado

1. Não faça longas estimativas


2. Clarifique o escopo das suas tarefas


3. Deixe explícito e combinado a definição de pronto

Outra coisa muito importante é deixar bem claro junto ao time e seu cliente qual é a definição de "pronto" para suas entregas. Significa que algo já está no ar e disponível para os usuários utilizarem? Significa que algo está pronto para ser colocado no ar? Ou significa que algo está pronto para revisão? Esse é um combinado muito importante de ser feito.


4. Trabalhe de forma iterativa e incremental

Já falamos essa anteriormente, mas só para recapitular. Seguindo a forma de trabalhar iterativa e incremental, tente ao máximo não trazer complexidade demais quando não é necessário. Foque em entregas que demonstrem, na prática, o núcleo de valor daquela funcionalidade ou design. Com isso pronto, entregue e validado, depois você pode trabalhar em melhoramentos.


Entregando com agilidade, você vai conseguir coletar feedbacks reais, ver o que você fez em funcionamento e partir para o próximo ciclo de iteração. Isso é trabalhar com escopo priorizado.


Como antecipar problemas de projetos

Mesmo com todas as preparações e precauções tomadas até agora, alguns problemas podem aparecer no decorrer do projeto. A melhor forma de estar preparado para resolver esses problemas é identificar os sinais iniciais para conseguir lidar com eles enquanto ainda são pequenos e não quando viraram uma bola de neve.


Classes de problemas

Para ficar mais fácil identificar os sinais de aparecimento desses problemas durante o projeto, dividimos eles em algumas classes de problemas tem características similares:

  • Problemas com definição de objetivos e próximos passos de projeto.
  • Problemas com definição de resultados e do que é pronto.
  • Problemas com gerenciamento de expectativas.
  • Problemas com comunicação e acompanhamento do trabalho.
  • Problemas com o legado do que aconteceu antes de iniciar aquele projeto.


A principal lição no final das contas é: antecipar os sinais de um problema e resolver ele logo no início é sempre melhor do que deixar esses sinais de lado e o problema ficar bem maior antes de se preocupar em resolver.


Ferramentas

Organização pessoal:

  • Trello
  • Asana
  • Todoist
  •  Things


Referências

Bootcamp “Impulso – Become Remote” da Digital Innovation One


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Comentários (5)

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Rosemeire Deconti

Rosemeire Deconti

08/06/2021 12:57

Felipe felipe Aguiar! Muito grata! Suas palavras são muito motivadoras! Parabéns pelo trabalho que você faz na DIO!

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Felipe felipe

Felipe felipe

08/06/2021 11:17

Boa Rose, muito bom!!! parabéns!

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Bruno Oliveira

Bruno Oliveira

30/05/2021 12:35

Muito bom!

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Wellington Santos

Wellington Santos

01/06/2021 22:18

Ótimo artigo!!!

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Rosemeire Deconti

Rosemeire Deconti

30/05/2021 12:45

Grata Bruno! Bons estudos e sucesso!

Apaixonada por tecnologia e informação. Na área desde 1.984 e sem previsão de parada.

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